studio amorosi

E’ anche definita contabilità ordinaria, in contrapposizione alla contabilità semplificata, utilizzata per aziende con volume di affari ridotto e/o ditte individuali. E’ la rilevazione e registrazione dei fatti esterni di gestione, tenuta con il metodo della partita doppia e secondo precise norme del Codice Civile.

Gli uffici amministrativi delle medie/grandi aziende sono stati i primi ad usufruire dei vantaggi offerti dai sistemi informatici sin dagli anni sessanta del secolo scorso. Oggi è molto difficile trovare aziende anche molto piccole che non utilizzano una soluzione informatica per la contabilità. Di fatto, oggi qualsiasi persona in azienda (ed anche in casa) è in grado, con un metodo di addestramento, di gestire la contabilità generale. Verrebbe quindi spontaneo dire che lo strumento principale della contabilità generale è il computer. Ma dietro il computer esiste una metodologia consolidata fatta di terminologia, strumenti e procedure che vale la pena illustrare.

LE PROCEDURE TIPICHE DELLA CONTABILITA' GENERALE  

Rilevazione-Registrazione. I dati in entrata sono contenuti in una o più primenote di contabilità, registrate manualmente o provenienti da interfacce automatiche di altri moduli del sistema informativo. Ciascuna riga di primanota viene “scritta” su giornale, in sequenza cronologica, e sul mastro, sotto la voce di conto interessata. Se si tratta di una riga IVA, viene anche “scritta” sul libro IVA interessato.

  

Estratto Conto. E’ la visualizzazione (e stampa, se necessario) delle registrazioni contenute in una specifica voce del mastro, in genere un sottoconto, per un determinato periodo di tempo. E’ corredato di saldi in dare e in avere di inizio e di fine periodo. In passato era consuetudine elaborare gli estratti conto mensilmente, o a partire dall’inizio del mese; tale limitazione era dovuta alla comune pratica di chiusura mese (vedi sotto). Oggi tale limitazione non esiste più (o non dovrebbe); il mese è comunque espresso come periodo tra due date.

Chiusura mese.
Oggi questa procedura ha significato solo come obbligo civilistico. E’ infatti obbligatorio produrre e mantenere disponibile per qualsiasi richiesta  degli organi di controllo (tipicamente le Guardia di Finanza) la documentazione di tutti i documenti registrati, con cadenza mensile obbligata. In passato, quando la contabilità era manuale, ma anche per molti anni dopo l’introduzione dei mezzi informatici, era pratica comune, appena concluse le registrazioni mensili, scrivere o stampare il giornale bollato del mese e chiudere i conti di mastro (saldi in dare e avere). Per molti anni (e ci sono dei casi anche attuali), nei sistemi di contabilità era presente l’archivio dei saldi, che veniva aggiornato proprio con la procedura di chiusura mese.

 

Chiusura anno o chiusura di bilancio o chiusura di esercizio. Quale che sia il termine utilizzato, consiste nella preparazione della redazione del bilancio di esercizio, che avviene alcuni mesi dopo della data a cui si riferisce, entro i limiti posti dal Codice Civile. Il periodo tipico per le operazioni di chiusura comincia dopo il primo termine successivo. Ciò è dovuto, in sintesi, al dover attendere la certezza di chiusura di specifiche parti contabili, una delle quali è, ad esempio, l’ IVA, ma riguarda anche aspetti finanziari come calcolo di interessi e oneri, ed ancora i rapporti con clienti e fornitori.

TERMINOLOGIA DI BASE  

L’unità elementare di registrazione è la singola imputazione, composta da: voce contabile di riferimento, descrizione del fatto, importo, segno di collocazione in dare o in avere.

L’insieme minimo di registrazione è la prima nota, costituita da almeno due imputazioni, una in dare e una in avere. Quando le imputazioni sono più di due, il totale dare e avere è sempre uguale: si dice che la prima nota è quadrata. La prima nota è identificata da un numero progressivo (protocollo) e una data di registrazione. Può coesistere anche una data di competenza in casi particolari.

Numero e data prima nota entrano nella chiave di identificazione delle singole imputazioni in essa contenute, insieme alla voce conto e, spesso il numero di riga. Il termine riga di prima nota è universalmente condiviso per indicare la singola imputazione così completa.

Oggi gran parte delle prime note è automatica, in quanto generata da sottosistemi informativi o moduli specializzati, ad esempio fatturazione che “scaricano” in contabilità le movimentazioni di propria competenza.

STRUMENTI E DOCUMENTI TIPICI  

Gli strumenti tipici, anche sottoforma di documenti formali sono:

 

Piano dei conti. E’ il “dizionario di riferimento” di tutte le voci trattate i contabilità generale. Le voci sono organizzate in strutture gerarchiche di tre livelli o più. Le denominazioni più comuni di tali livelli sono mastro, conto, sottoconto oppure gruppo, conto, sottoconto. L’impostazione del piano dei conti è teoricamente libera, ma in pratica si tende a seguire lo schema di bilancio (vedi sotto), soprattutto per semplificare le operazioni di trasferimento dei valori da mastro a bilancio. Prima della IV direttiva CEE lo schema del piano dei conti seguiva, per ciascun settore, la “pratica comune”.

 

Primanota. Documento base di prima trascrizione dei movimenti, oggi divenuto quasi virtuale, tuttavia indispensabile per identificare e raggruppare le registrazioni elementari. Infatti il numero e la data di primanota, insieme alla voce di conto, sono le chiavi di identificazione univoca di ogni singola registrazione elementare in dare o in avere.

Giornale.
Riporta la registrazione in ordine cronologico. Per ogni registrazione elementare (una riga di prima nota) comprende almeno: data, voce del piano dei conti, descrizione del movimento, importo in dare o avere. E’ un documento obbligatorio anche se di scarsa importanza gestionale. Il documento cartaceo è costituito da una serie di fogli numerati e bollati. Da qui il termine comune di giornale bollato.

  

Libri IVA. Come il giornale, riportano in ordine cronologico tutte le registrazioni che si riferiscono ad un conto-sottoconto. Sono documenti obbligatori, corredati da un Riepilogo, a cadenza trimestrale che presenta la situazione creditoria o debitoria dell’azienda.

  

Mastro. E’ organizzato con la stessa struttura del piano dei conti. Per ogni voce riporta tutte le registrazioni relative, in due colonne distinte (dare e avere) con il saldo finale al momento della sua elaborazione. Per classi particolari di conti (ad esempio: clienti e fornitori) si usa anche il termine partitario.

 

Bilancio. Riassume il resoconto economico e patrimoniale dell’azienda. E’ organizzato in 5 sezioni: Stato Patrimoniale Attivo e Passivo, Conti d’Ordine, Conto Economico, Dati Integrativi. Le voci di bilancio sono organizzate in una struttura gerarchica a più livelli (non impossibile raggiungere l’ottavo). Lo schema di base di questa struttura è dettato dal Codice Civile che ha recepito la IV Direttiva CEE. E’ per tale ragione che viene abitualmente denominato Bilancio CEE.